Workplaces híbridos

El verano es una época del año en la que puedo reflexionar con más calma sobre lo que sucede a mi alrededor. Y no me refiero solo a contemplar aquello que acontece dentro del ámbito profesional, sino adquirir sentido de dónde estoy en cada momento y lo que me ofrece el espacio en el que me encuentro. Creo que me explicaré mejor con un ejemplo: este agosto pude realizar unas pequeñas vacaciones, una breve pausa para recargar energía tras más de un año de gran intensidad a muchos niveles. Eso sí, como les sucede a muchos otros profesionales, mi desconexión no pudo ser total, y tuve que compaginar mi inmersión lúdica y didáctica en las culturas y ciudades que he podido visitar este agosto con horas de trabajo en hoteles, locales de restauración y espacios al aire libre. Y mientras realizaba esto, no podía evitar pensar en el artículo que en WITHYOU dedicamos en su momento al Workation. Una solución que resulta muy seductora pero que, siendo realista, no es aplicable a todos los profesionales. Y fue mientras reflexionaba justamente sobre esto cuando me surgió la pregunta siguiente: “entonces ¿qué más alternativas de futuro tienen empresas y profesionales para adaptarse a este rápido mundo cambiante?”.

La necesidad de adaptación que también nos ha retado dentro del ámbito profesional nos ha llevado a enfrentarnos a un modelo de trabajo híbrido. Muchas hemos sido las organizaciones que demostramos una gran agilidad y capacidad de resiliencia al aclimatarnos rápidamente, implementando medidas provisionales para poder garantizar la continuidad de nuestros negocios. Pero ahora ya estamos en otra fase, una que nos exige planificar cómo hacer que nuestros equipos, o parte de ellos, regresen a sus puestos de trabajo dentro de la empresa de manera segura. Y de ahí surge la dura a la que me refería en la entrada de este artículo, y que desde hace unas semanas he dejado caer en conversaciones con amigos y colegas, invitando a dejarnos llevar por, lo que han sido, interesantes debates al respecto: ¿cuál es nuestra estrategia a largo plazo para el trabajo híbrido y cómo podemos asegurarnos de que este tenga éxito?

La necesidad de una estrategia a largo plazo para garantizar el futuro de los negocios.

El trabajo híbrido es más que extender la flexibilidad a nuestros equipos de trabajo y empleados; en realidad, es una oportunidad para mejorar fundamentalmente la forma en la que se realiza el trabajo, en cómo los equipos colaboran y en maximizar la experiencia y el expertise de todo el grupo. Para aprovechar los beneficios del lugar de trabajo híbrido, necesitamos una estrategia a largo plazo con el objetivo de brindar experiencias en lo que tenemos que empezar a denominar como lugares de trabajo inteligentes, cuya ubicación se extienda más allá de las paredes de un único local o edificio.

A mí modo de ver, existen dos puntos clave a la hora de sentar las bases para el trabajo híbrido:

1.    Diseñar un plano de lugar de trabajo híbrido

Según el artículo “El modelo del lugar de trabajo híbrido” de Dark Stevens para webex en 2020, el 77% de las grandes organizaciones se plantearon un cambio cultural estableciendo una mayor flexibilidad a sus equipos de trabajo a raíz de la pandemia provocada por el COVID-19; y un 53% planearon optimizar el espacio de sus oficinas.

La oficina es el eje central para que las personas participen en ricas experiencias de colaboración, estableciendo relaciones sólidas, compromiso de equipo, un buen ambiente de trabajo y fomentando la participación, la capacitación y la educación.

Como un número cada vez mayor de empleados que visitan la oficina no están familiarizados con su entorno, se necesitará tecnología para ayudarlos a encontrar el espacio adecuado para trabaja. Un espacio reducido en la oficina brinda la oportunidad de ampliar las experiencias inteligentes impulsadas por la tecnología en todos los espacios; este será el nuevo estándar que los empleados esperan de sus nuevos lugares de trabajo inteligentes.

2.    Equipar a los trabajadores remotos con las herramientas adecuadas

La opción más importante a la hora de impulsar equipos remotos es elegir la plataforma de colaboración adecuada. En mi caso, a la hora de enfrentarme a este punto, apunté una serie de cuestiones a las que considero necesario poder dar respuesta antes de tomar la decisión adecuada: ¿Puedo extender las mismas capacidades a trabajadores remotos y trabajadores en la oficina? ¿Pueden las personas cambiar fácilmente entre mensajería, calls y reuniones online? Si creamos una pizarra virtual, ¿puede acceder a ella todo el equipo desde cualquier lugar? ¿Pueden las personas del equipo esperar la misma experiencia de la tecnología, desde casa como en la oficina?

Proporcionar a los trabajadores remotos la tecnología adecuada es esencial para la continuidad de cualquier negocio, pero las organizaciones que emergen más fuertes de la pandemia son las que están pensando estratégicamente, con una visión a largo plazo para el futuro de sus negocios; y, desde la modestia, creo que en WITHYOU nos encontramos dentro de este segmento. Construir las bases para el lugar de trabajo híbrido en las primeras fases garantizará que nuestra organización esté bien posicionada para adaptarse y sobresalir en los próximos años; cada uno en su sector, por supuesto.

Experiencias de próxima generación en todos los espacios.

Si hecho la vista atrás (y sin irme más allá de apenas un año) el lugar de trabajo del pasado consistía en estar presente en un único lugar físico. El futuro tiene que ver con la flexibilidad y la colaboración presencial y remota combinada. Para que el lugar de trabajo híbrido redefina verdaderamente nuestros negocios, los espacios físicos deben fusionarse con los espacios virtuales, y, para ello, necesitamos de la ayuda de la tecnología. Esto requiere software intuitivo y dispositivos inteligentes que no solo brindan una excelente colaboración, sino que también ofrecen información para mejorar continuamente las experiencias y nos permiten implementar y administrar fácilmente cualquier tipo de solución dentro de una plataforma segura y de confianza.

Gracias a los lugares de trabajo inteligentes, podemos eliminar las frustraciones comunes de las reuniones, optimizar los espacios, y crear entornos más productivos donde todos los miembros de nuestros equipos, ya sea de forma presencial como de forma remota, disfruten de una buena experiencia.

La estrategia correcta implica identificar el nuevo propósito de las oficinas y la tecnología para respaldarlo, evaluar y abordar los desafíos del trabajo remoto, y así poder invertir en la plataforma de colaboración adecuada capaz de brindarnos la mejor solución para nuestra nueva realidad.

Pero no soy el único empresario con estas dudas; hace dos días cruzaba unas palabras con mi amigo y compañero de entrenamiento en el gym, Carlos Estrada, quién me recomendó que leyese el informe “El futuro del trabajo: del modelo remoto a uno híbrido” del Capgemini Research Institute. En este informe pude comprobar que la mayoría de las empresas han experimentado fuertes aumentos de productividad en el tercer trimestre de 2020 al permitir que los empleados trabajen de forma remota; sin embargo, también ha surgido un efecto no tan positivo para los equipos humanos: a los empleados, en este 2021, les pesa una agobiante sensación de estar “siempre conectados”.

Según el mismo informe, “…en los próximos dos o tres años, alrededor de tres de cada diez organizaciones esperan que más del 70% de sus empleados trabajen de forma remota, frente a solo el 10% de antes de la COVID-19, y casi la mitad (48%) de las organizaciones calculan que su espacio total de oficinas deberá reducirse en, al menos, un 10%. Además, alrededor del 45% de los empleados esperan pasar tres días o más por semana trabajando desde lugares remotos en el futuro, lo que indica una tendencia de rápido aumento de los lugares de trabajo híbridos y colaborativos.”

Sin duda resultó una lectura muy didáctica e interesante que animo a leer a todo aquel que tenga las mismas inquietudes que yo en este tema.

La estrategia de la oficina

Visto lo expuesto hasta ahora, cualquier lector de este artículo me podría decir: “Pero, David, si el futuro de la productividad y el rendimiento de las empresas, así como de la conciliación de los trabajadores, y de la optimización de espacios para el Real Estate es el trabajo híbrido, ¿por qué no lo están implementando ya todas las empresas?”. La cosa no resulta tan sencilla. Pensemos que el modelo de trabajo híbrido trae un nuevo conjunto de desafíos para la oficina. El lugar de trabajo híbrido termina pareciéndose mucho a la universidad, donde haces la mayor parte de tu trabajo en casa y vas a una ubicación física uno dos días a la semana. Tienes que estar preparado para una organización en la que todo el mundo está en la oficina y, a su vez, nadie está en la oficina.

Para que esto sea viable, se necesita recurrir a la tecnología para ayudar a los empleados a encontrar los espacios adecuados donde poder trabajar y colaborar como si estuviesen mesa con mesa.  Muchas organizaciones están planeando cambios como pasar de despachos o escritorios dedicados a despachos o escritorios compartidos donde los espacios se comparten y se reservan temporalmente. De esta manera, las empresas podrían trasladar sus oficinas a locales con menos m2, optimizando así sus costes, o reinventando los espacios físicos en beneficio de la productividad o el rendimiento.

Otro punto importante que ha generado voces críticas (y necesarias) es como las empresas pueden garantizar las herramientas necesarias a sus equipos para poder desarrollar el teletrabajo. Si bien muchas organizaciones creen que ofreciendo la posibilidad de llevarse a casa el ordenador o el portátil de la oficina solventan todas las necesidades de sus trabajadores, es evidente que los equipos remotos necesitan estar equipados con las mismas garantías de solvencia y capacidades de respuesta que tendrían en la oficina.

Los diferentes tipos de trabajo requieren diferentes tipos de capacidades de colaboración. Determinar qué empleados necesitan qué capacidades no es una tarea fácil y llevará la analítica a la optimización continua. Pero he aquí el dilema: equipar a cada oficina en casa con soluciones de colaboración de alta gama o última tecnología puede resultar costoso y, si no se utilizan, un gasto innecesario. Pero quedarnos cortos en estas herramientas puede suponer una pérdida de capacidad de negocio muy perjudicial para nuestro desarrollo como empresa. Sin duda, la estrategia de nuestros lugares de trabajo inteligentes necesita ser desarrollada con la precisión de un trabajo de orfebrería exquisito.

Una estrategia exitosa para el trabajo híbrido comienza con la evaluación de las herramientas que utilizamos actualmente. Mientras diseñamos nuestra estrategia, deberíamos observar los puntos de fricción que tenemos hoy en día cuando trabajamos desde casa y los que tenemos cuando lo hacemos desde la oficina. A partir de ahí, deberíamos tener la crítica y capacidad necesaria para detenernos a considerar cómo evolucionará el trabajo híbrido con el tiempo. Desarrollar una estrategia a largo plazo con una plataforma de colaboración sólida garantizará que nuestros negocios estén bien posicionados para seguir desarrollándose y creciendo con garantías año tras año. Como mínimo, hasta que una nueva realidad nos haga replantearnos nuevos horizontes culturales dentro del entorno laboral y social ¿no crees?

David Granell Moreno
CEO